سمات الاجتماعات الفاشلة

[al_jaree7]

الاجتماعات التي تهدف إلى مناقشة مواضيع العمل والوصول إلى قرارات هي وسيلة هامة للوصول إلى القرارات السليمة. ولكن في بعض الأحيان أو ربما كثير من الأحيان تتميز الاجتماعات بالفشل وتصبح مَضيعة للوقت. من سمات هذه الاجتماعات الفاشلة

ما قبل الاجتماع

أ- دعوة عدد كبير من الحاضرين ربما وصل إلى الثلاثين أو الأربعين. ويزيد الطين بلة أن تكون غرفة الاجتماعات غير مجهزة لاستقبال هذا العدد

ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع والمواضيع التي ستناقش والقرارت المطلوب اتخاذها

ت- عدم التحضير الجيد للاجتماع بقراءة تقارير والوقوف على الحقائق مما يؤدي إلى اعتماد الاجتماع على المهاترات والصوت المرتفع وكذلك الاستماع لأول مرة للحقائق في الاجتماع

ث- عدم توفر أدوات مساعدة للاجتماعات في غرفة الاجتماعات مثل عارض البيانات وشاشة أو سبورة

بداية الاجتماع

أ- عدم احترام ميعاد الاجتماع…الاجتماع يبدأ بعد ميعاده بربع أو نصف ساعة والحاضرون يتوافدون تباعا والداعي للاجتماع (منظم الاجتماع) قد يحضر متأخرا

ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع. تجد الحاضرين يتساءلون لماذا عُقد هذا الاجتماع ولا يعرفون الإجابة

ت- توجيه المناقشة بالتلميح إلى القرار الذي يريد المدير اتخاذه قبل مناقشة الحقائق

ث- عدم حضور أشخاص لهم دور أساسي في موضوع الاجتماع. عدم حضور هؤلاء الأشخاص قد يكون نتيجة عدم دعوتهم أصلاً او نتيجة عدم إهتامهم بالحضور او نتيجة تعمدهم عدم الحضور لكي يفشل الاجتماع

ج- وجود عدد من الحاضرين الذين لا يعرفون سبب وجودهم

وسط الاجتماع

أولاً: الحوار واتخاذ القرار

ا- الخروج عن موضوع الاجتماع إلى موضوعات فرعية أو خارجية تماماً واستعذاب التحاور فيها

ب- الدخول في تفاصيل دقيقة مثل مراجعة الحسابات والأرقام وبالتالي فقدان التركيز على الهدف الأصلي للاجتماع

ت- عدم تشجيع لغة الحوار والمناقشة والحقائق ولاحترام المتبادل. تجد هذا يوبِّخ ذاك وشخص يستهزئ بزميله

ث- المزاح والضحك الزائد (التهريج) خلال الاجتماع بالنكات الكثيرة

ج- عدم السماح للحاضرين بعرض الحقائق بشكل مرتب ومقاطعتهم بالأسئلة والمهاجمة

ح- مهاجمة الشخص الذي يقوم بعرض الموضوع والاعتراض على ترتيبه في عرض الموضوع مما يجعله غير قادر على استكمال الشرح

خ- تَنَاقُش من لا يَعرف مع من لا يَعرف عن ما لا يَعرفون

د- عدم السيطرة على الاجتماع وعدم منع من يريد فشل الاجتماع من تنفيذ مخططه

ذ- قيام المستمعين بالشرح الجانبي لبعضهم

ر- التحدث عن كلام جميل ومواضيع عظيمة ثم لا يتم تنفيذ أي شيء

ز- شخص يتكلم “المدير” والباقون يصدقون على كلامه وتحول الاجتماع الذي يفترض أن تناقش فيه حقائق ومعلومات إلى محاضرة في مبادئ الحياة والعمل يلقيها كبير الاجتماع

س- سيطرة المصالح الشخصية على مناقشات الاجتماع

ش- الكذب والنفاق

ثانيا: أمور تنظيمية

أ- السماح للحاضرين باستخدام التليفون المحمول داخل غرفة الاجتماعات. وهذا يكون في منتهي السوء عند وجود عدد كبير من الحاضرين

ب- التدخين داخل غرفة الاجتماعات

ت- السماح بهبوط لغة الحوار

ث- دخول وخروج الحاضرين من وإلى الاجتماع

ج- استدعاء أشخاص لحضور الاجتماع بعد بدء الاجتماع بمدة كبيرة

نهاية الاجتماع

أ- طول زمن الاجتماع لساعات وساعات لأسباب غير منطقية

ب- عدم الانتهاء بقرارت واضحة. تجد الاجتماع ينتهي وكلٌ يمضي إلى حالِ سبيلِه ولا أحد يدري هل تم اتخاذ قرار أم لا

ما بعد الاجتماع

أ- الكل مستاء ومتململ

ب- الأمور لا تتحسن…..لا أحد يفعل شيئا

الاجتماعات التالية

أ- تكرار نفس الأخطاء كل اجتماع

منقول للفائدة

[اسكندرانى]

اخى العزيز al_jaree7
شكرا على هذا النقل المميز لفائدة الكبيرة من هذا الموضوع
فكثيرا نرى الفشل ولا نعرف سببه
وكثيرا يكون الفشل بايدينا ولا نستطيع اصلاح وتدارك الامر
فقد وضعت حضرتك الاسباب التى تؤدى الى الفشل فى الاجتاماعات

فاسمح لى ان اضع اسس النجاح فى الاجتماعات لتعم الفائدة المرجوه من الموضوع


كيف يمكن ان نجعل من الاجتماعات التي نعقدها اجتماعات ناجحة؟

فنجاح أي اجتماع او فشله ليس مسؤولية شخص واحد وانما هو مسؤولية الجميع..

أنواع الاجتماعات

هناك اجتماعات من كل الأنواع، وهناك أكثر من مائة تسمية وهناك أنواع متخصصة من الاجتماعات لها قواعد متخصصة. إلا ان هناك سمات او متطلبات كثيرة مشتركة بين الاجتماعات كافة.
ولا بد للاجتماع من هدف او غرض يعقد لأجله، كما ينبغي للاجتماع ان ينطوي على التواصل بين الاشخاص الحاضرين فيه وان يعقد وفقا لقواعد معينة ولابد للاجتماع ان يعقد في زمان ومكان محددين وكلاهما عادة ما يتقرر مسبقاً.

قبل الاجتماع

فلا بد للداعي اليها من تحديد الاهداف بشكل واضح واتخاذ قرار بشأن الاشخاص الذين يدعون الى الاجتماع وتاريخ الاجتماع ومكانه وزمانه، واعداد جدول الأعمال وما يستلزمه الاجتماع من وثائق وأوراق عمل، ولا بد من اخطار المشاركين في الاجتماع قبل موعده بوقت كاف، وكذلك اتخاذ الترتيبات الادارية بما في ذلك تهيئة أسباب الراحة وتقديم الطعام والمشروبات وتأمين خدمات السكرتارية اللازمة أثناء الاجتماع.

المدير والسكرتير

لكل من مدير الاجتماع والسكرتير مهام مستقلة اثناء الاجتماع وسواء كان المدير او السكرتير هو الذي يتولى التحضير للاجتماع او قاما بذلك معاً فهناك الكثير مما ينبغي اخذه في الاعتبار حتى يكون النجاح مضموناً.

لوازم الاجتماعات

نعني بها الوسائل المادية المرتبطة بالاجتماع كالغرفة والأثاث والاجهزة وهذه الأشياء يمكنها ان تفعل الكثير للتأثير في نجاح او فشل الاجتماع.

كيف تعمل الاجتماعات

على رئيس الاجتماع ان يكون لديه تصور واضح ومعرفة بكافة اعضاء الاجتماع والاستفادة من جوانب القوة وتجنب نقاط الضعف فيهم.

في الاجتماع

يمثل سكرتير الاجتماع اهم دور في اي اجتماع بعد رئيس الاجتماع من حيث اتخاذ كافة الترتيبات الادارية بشكل مناسب ومن سيرها بسلاسة قبل الاجتماع وأثناءه وبعده كما ينبغي له تدوين ملاحظات دقيقة عن الفعاليات ثم بعد ذلك كتابة محضر أو ملاحظات لتكون سجلا دائما ورسمياً ومعرفة الإجراءات التي تسري على الاجتماع والتعريف بها عند الضرورة ومساعدة رئيس الاجتماع طوال وقت الاجتماع والاحتفاظ بكافة الوثائق ذات العلاقة بالاجتماع والمعرفة التامة بها وتوزيعها وتوفيرها عند الضرورة.. وعلى السكرتير عدم التدخل في ادارة النقاش واذا حاول ذلك فهناك احتمال كبير ان يؤدي ذلك إلى فشل الاجتماع:
ولابد أن تتوافر في السكرتير مهارات وصفات منها:
1- ائتمانه على الاسرار.
2- القدرة على ايصال المعلومة الى الاطراف الاخرى.
3- القدرة على الاقناع.
4- ذو مهارة اتصالية جيدة وأسلوب لبق.
5- قوي الذاكرة حتى يستطيع تذكر ما دار في الاجتماع من نقاط.
6- ذكي حتى يمكنه فهم ما يحدث.
7- حسن التعبير حتى يمكنه التعبير عن نفسه بشكل جيد في السجلات التي يدونها.
8- حريص ومنظم حتى يتمكن من الاحتفاظ بالوثائق والمحاضر بشكل مأمون.
9- متعاون حتى يكون لديه الاستعداد لمعاو نة الآخرين بما فيهم رئيس الاجتماع.

مهام السكرتارية :

قبل الاجتماع: تقع ترتيبات التحضير للاجتماع على عاتق السكرتير.
اثناء الاجتماع: تقع ترتيبات سير الاجتماع على السكرتير:
مهام السكرتير اثناء الاجتماع وتشمل ما يلي:
الإدارة وتأمين التجهيزات والخدمات.
دعم رئيس الاجتماع .
تسجيل الفعاليات.
التجهيز لموضوع الاجتماع ووثائقه.

قبل بدء الاجتماع
ينبغي للسكرتير اعداد ما يلي ووضعه في حقيبته:
محاضر الاجتماعات والمذكرات السابقة
نسخ إضافية من جدول الاعمال والتقارير وأي أوراق معززة اخرى.
الملفات والمراسلات ذات العلاقة بالاجتماع.
أوراق، مذكرات، وأقلام، ودباسة، ودبابيس للورق الخ.
اشارات أو بطاقات الأماكن في حالة استخدامها.
اقلام كتابة على لوحات العروض أو لوحات خاصة بالعروض أو أي مواد بصرية مساعدة أخرى قد تكون هناك حاجة إليها.

التحكم في المناقشة

ان درجة وطريقة التحكم التي يمارسها رئيس الاجتماع تختلف باختلاف اهداف الاجتماع والبنود المدرجة على جدول الاعمال وطبيعة المجموعة على كل ايا كان الاجتماع لابد من ممارسة التحكم في وقته.

كلمة البداية:

ان الكلمة التي يبدأ بها رئيس الاجتماع ستطبع اثرها على كل ما يأتي بعد ذلك وعلى رئيس الاجتماع تهيئة المسرح للاحداث سواء بالنسبة للاجتماع ككل ام لكل بند على حده كما ان المقدمة يجب ان تكون واضحة ومختصرة وان تشير الى المسائل الرئيسية والى ما يراد تحقيقه من النقاش.
وعلى رئيس الاجتماع عدم التعبير عن آراء وانما عليه اثاره اسئلة فيها دعوة للمشاركة او دعوة مشارك لافتتاح المناقشة وعلى رئيس الاجتماع عدم مناقشة شخص واحد فقط مهما كان لبقا في الحديث واعطاء الفرصة للجميع للمناقشة وعدم السماح لأي عضو بالخروج عن صلب الحديث المطروح.
والمناقشة تنقسم الى اربع مراحل:

1 المقدمة:وهي الفترة التي يتم خلالها جذب وتركيز انتباه المجموعة.

2 التحديد:أي تحديد الأفكار أو المواقف الرئيسية.

3 التحاور:ويستمر النقاش والتحاور أثناء هذه المرحلة الى أن يتم استنفاد الأفكار.

4 القرار:عندما يصل البند الى النتيجة التي ترضى عنها المجموعة.
يختلف طول وطبيعة كل مرحلة، فالمقدمة تكون سريعة ولا تتجاوز عدة كلمات أما اذا كانت المجموعة جديدة والموضوع معقد فإنها تتطلب قدرا أكبرمن الوقت والمهارة لتركيز الانتباه حتى الوصول الى النقطة التي سيبدأ فيها النقاش الجاد وعلى رئيس الاجتماع معرفة ذلك ويستمر في دفعها الى الأمام في اتجاه معين وبالطريقة الصحيحة.

الإنصات:
من صفات رئيس الاجتماع الناجح الإصغاء وألا يسمح بالخلط بين الموضوعات وعدم خروج الحديث عن مساره وألا يخشى مقاطعه المشاركين الذين يتناولون بندا سابقا.
وان يعطي الحديث بين المجموعة بشكل متوازن وأحيانا تكون روح الدعابة وسيلة لتهذيب الألفاظ أو التصرفات غير اللائقة أو العدوانية والتغلب على المواقف المحرجة.
الوقت: رئيس الاجتماع الجيد هو الذي لا يسمح لنفسه بنسيان الوقت وعليه أن يحث الآخرين على الانتهاء من النقاش ليضع وقتا محددا لكل موضوع وحتى لا يطغى موضوع على آخر.

انهاء الاجتماع:

ينبغي استغلال مهارة رئيس الاجتماع على ألا يستمر الاجتماع لفترة أطول مما ينبغي والاجتماعات تنتهي في حالات منها:
أن تكون كافة الأعمال قد تم تعريفها.
أن يكون الوقت المتاح قد انتهى.
أن يكون المشاركون قد فقدوا اهتمامهم به أو أنهم انصرفوا جميعا


منقول عن (مالكوم بيل) الاجتماعات.. كيف تجعلها ناجحة؟

[ابن البلد]

موضوع مهم جدا الجارح
ولي عودة لقراءة مستفيضة
:f:

[سوما]

الجارح..
موضوع متميز.. ونقل مفيد ..تسلم ايدك..:f:
وأضافة أسكندرانى متميزة جدااااااااا أيضا.......:f:
تقبلوا مرورى وتحياتى..:m10:

[nour2005]

ألسلام عليكم
فعلا موضوع في غاية الأهمية وتفيد في أي قطاع
وكثيرا ما نجد إجتماعات فاشلة في أكثر الأحيان
والأسباب هي ما تفضلت بذكره أخي الفاضل الجريح
شكرا للمعلومات المهمة
والشكر موصول أيضا للأخ الفاضل اسكندراني على إضافة
ما يمكن أن يجعل هذه الإجتماعات ذات فائدة وناجحة
سلمت يداكما وبارك الله بكما
تحيتي لكما مع خالص التقدير :f2::f2:

[nariman]

موضوع هام يستحق القراءه
الاستاذ الجارح والأستاذ اسكندرانى ..شكرا للاضافه المميزه
تحياتى

[أيمن خطــاب]

http://up.haridy.org/storage/1001.gif


الأخ الفاضل .. الجارح

http://up.haridy.org/storage/1002.gif

سلمت يداك على المعلومات الهامة والشكر موصول للأستاذ اسكندراني للإضافة

و كل عام وأنت بخير بمناسبة شهر رمضان المبارك

أعاده الله علينا وعلى الأمة الإسلامية

بالخير واليمن والبركات

تحياتي العطرية

http://up.haridy.org/storage/ramaddanaymankhattab.jpg (http://up.haridy.org)


مع تحياتي
http://up.haridy.org/storage/1004.gif
بدون ألقاب .. فقط .. أيمن خطاب

[reda laby]

شئ غريب اللى ممكن يحصل فى الاجتماعات ديه
المفروض تكون للمصلحة العامة
مش للمصالح الشخصية والحديث عن ما يجول فى خاطر الاعضاء بالشركة

[أشرف المجاهد]

بسم الله الرحمن الرحيم

أخى الحبيب الجريح

اشكرك على هذه المعلومات المفيدة وربنا يجعل عطائك الطيب هذا فى ميزان حسناتك ان شاء الله

مع شكرى وتقديرى لخى الحبيب اسكندرانى على اضافته المفيدة وربنا يبارك لنا فيكم

جزاكما الله خيرا

ولا تنسوا ذكر الله

لا اله الا الله
محمد رسول الله

[لؤلؤة مصر]

بسم الله الرحمن الرحيم
الاخ al jaree7
حقيقى معلومات مفيده جدا لمن يريد ان يفتتح شركه او مشروع
و مشكور الاخ اسكندرانى على الاضافه المفيده ايضا حتى نختار السكرتير على طريقه علميه مفيده
شكرا و تقبل مرورى

[دكتور مهندس جمال الشربينى]

إجتماعين كلاهما فاشل
هل تعلم ما هو سبب/أسباب الفشل؟
http://i45.photobucket.com/albums/f96/gmsherbini/bf0243e6.jpg?t=1221014654 (javascript:void(0);)



http://i45.photobucket.com/albums/f96/gmsherbini/1-20.jpg?t=1221014549 (javascript:void(0);)

[Masrawya]

السلام عليكم...

موضوع جميل و مفيد
تسلم ايدك على النقل

تحياتى
:f2:

[darwish]

شكرااااااا على الافادة

[عاشق الزمالك]

الجارح : اسكندرانى
شكراً جزيلاً على المعلومات الجميلة:f:

[sameh atiya]

معلومات جميلة شكرا يا الجارح وشكرا يا استاذ نادر:f2:

[om elbanat]

السلام عليكم
شكرا على الموضوع
ولو انى اكتشفت ان معظم اجتماعات الشغل عندنا فاشله بالثلث

[أم أحمد]

السلام عليكم
شكرا على الموضوع
ولو انى اكتشفت ان معظم اجتماعات الشغل عندنا فاشله بالثلث

:uff::uff:
يا نهار ابيض يا ام البنات
طيب خلاص بقي نفذي اللي مكتوب هنا:y:

شكرا علي الموضوع:f:

[kethara]

أخى الفاضل الجارح

تحيتى للموضوع المهم جدا ويحمل

بين طياته الكثير من الفائده

وكثيرا ما نجد تلك الأجتماعات الفاشله لانها

تكون دون تخطيط او عدم أنتهاجها نهج علمى محدد

والشكر موصول لأخى اسكندرانى نادر لمشاركته الرائعه

التى أثرت الموضوع لتعم الفائده

مع تحيتـــــى

[دكتور مهندس جمال الشربينى]

إذا كان إسم الموضوع
هو
سمات الاجتماعات الفاشلة (http://www.egyptsons.com/misr/showthread.php?p=1074362#post1074362)

فأسمحوا لى أقول لكم
أن أهم
سمة فى نقل مثل
هذه المواضيع
إلى منتدانا
هو كثرة السلامات
وكثرة التشكرات
وكلها مشاركات
سلبية
لأنه تضيع وقت
المشارك
الإيجابى
فى فتح الموضوع ظانا منه
أنه هناك مشاركة إيجابية
نريد
مشاركات إيجابية
من واقع الخبرات
والممارسات الفعلية
الوقت من ذهب
إن لم تقطعه
قطعك

[totatoty]

السلام عليكم ورحمه الله وبركاته
فعلا محتاجين تنظيم اكتر للاجتماعات
لان اللى حضرته للاسف كان فيه فشل من التنظيم
ولذلك لم يخرج بالشكل المطلوب او اللائق للموضوعات
التى من اجلها عقد الاجتماع
اشكر صاحب الموضوع كذلك من اعطانا الاشاره لوجوده
اتمنى للجميع التوفيق

[نورسين]

الاخ العزيز الجارح
موضوع مفيد جدا
و شكرا للأخ العزيز اسكندراني على الاضافه المتميزه
تحياتي

[monmon_aso1982]

موضوع رائع
شكرا ليك استاذ اسكندرانى على هذه المواضيع المفيده فعلا
فى الحياه العمليه

اقبل تحياتى